Кадровый аудит:

Кадровый аудит - это процесс, в рамках которого производится анализ кадровой деятельности организации для выявления сильных и слабых сторон работы кадровой службы, а также возможных проблем, которые могут возникнуть в работе организации в будущем.

В России кадровый аудит проводится согласно требованиям трудового законодательства и может быть индивидуальным или комплексным в зависимости от целей и задач, которые стоят перед заказчиком.

Кадровый аудит может проводиться как внутренними силами организации, так и независимыми экспертами. Основными задачами кадрового аудита являются оптимизация кадровых процессов, повышение эффективности работы кадровой службы и устранение недостатков в работе организации в целом.

Кадровый аудит является неотъемлемой частью кадровой деятельности многих организаций, которые заинтересованы в эффективном управлении своим персоналом. Вот несколько причин, почему проводят кадровый аудит:

1. Оптимизация кадровых процессов. В ходе аудита происходит анализ существующих процедур и руководств, правил и процедур в организации, что позволяет существенно оптимизировать процессы работы кадровой службы, избегая проблем с персоналом в будущем.

2. Улучшение эффективности работы персонала. Анализ кадровых процессов позволяет выявить слабые места в работе, на основе которых можно разработать план действий для повышения эффективности работы персонала на всех уровнях.

3. Улучшение бухгалтерского учета. Проведение аудита помогает сформировать точную картину расходов на персонал, а также выявить любые ошибки или несостыковки, связанные с бухгалтерским учетом и отчетностью.

4. Повышение доверия со стороны контролирующих органов. Прохождение аудита позволяет организациям подтвердить свою соблюдение законодательства в области кадровой деятельности.

5. Снижение рисков операций. Выявление проблем с персоналом и их решение на ранних стадиях, поможет избежать операционных рисков исходящих из непредвиденных ситуаций внутри компании.

При выборе аудиторской компании «Аудит-Оптим» для проведения кадрового аудита Вы сможете решить все описанные и другие задачи, привести кадровое делопроизводство в соответствии с требованием законодательства Российской Федерации, а также подготовится к трудовой инспекции.

Кадровый аудит проводится в соответствии с требованиями закона и включает ряд критериев, которые необходимо учитывать при его проведении:

1. Соответствие действующему законодательству. Одним из основных критериев кадрового аудита является проверка соответствия кадровой деятельности организации действующему законодательству, включая законы о труде, о защите персональных данных и другие нормативные акты.
2. Определение численности персонала. Кадровый аудит включает анализ структуры и численности персонала организации, определение соотношения численности сотрудников и объема выполняемой работы и сравнение этого соотношения с нормативными требованиями.
3. Оценка квалификации персонала. Важным критерием кадрового аудита является оценка квалификации сотрудников организации, определение их профессиональных знаний и навыков, а также уровня образования и опыта работы.
4. Оценка системы оплаты труда. Кадровый аудит проводится также для оценки системы оплаты труда в организации, ее соответствия рыночным условиям, эффективности и справедливости для всех категорий персонала.
5. Определение уровня работоспособности и мотивации персонала. Критерии кадрового аудита включают оценку уровня работоспособности и мотивации персонала, их профессиональных интересов и потребностей, инвестиций в обучение и развитие, мероприятий по улучшению условий труда и других факторов, влияющих на эффективность работы сотрудников.
6. Оценка возможностей роста и развития персонала. Кадровый аудит включает анализ потенциала роста и развития кадрового потенциала организации, определение сильных и слабых сторон системы управления персоналом и разработку рекомендаций по улучшению ее работы.

Кадровый аудит является необходимым инструментом для повышения эффективности работы организации и оптимизации затрат на персонал. Важно учитывать все вышеупомянутые критерии при проведении кадрового аудита в России, чтобы выработать комплексный подход к оценке работы персонала и оптимизации кадровых процессов в организации.

Кадровый аудит является необходимым этапом подготовки к проверке трудовой инспекцией. Данный процесс позволяет выявить и устранить нарушения законодательства о труде в организации, а также снизить риски возможных несоответствий правилам и нормам.
Кадровый аудит включает следующие этапы:

1. Сбор и анализ информации о кадровых процессах, начиная с найма и заканчивая увольнением сотрудников, включая документы, связанные с оплатой труда, командировками, больничными листами и др.
2. Оценка соответствия документов законодательству о труде, начиная с договоров о найме и заканчивая документами о выплате заработной платы и пр.
3. Выявление нарушений законодательства, связанных с оплатой труда, режимом работы, отпусками, больничными листами, оплатой сверхурочных работ и др.
4. Разработка плана действий по устранению выявленных нарушений и подготовке к проверке трудовой инспекцией.

Кадровый аудит позволяет заблаговременно выявить нарушения законодательства и принять меры для их устранения, что существенно снижает риски возможных штрафов и других негативных последствий в случае проведения проверки трудовой инспекцией.

Кадровый аудит необходим различным организациям, независимо от их размера и отрасли деятельности. Прежде всего, кадровый аудит необходим компаниям, которые планируют изменения в своей структуре или стратегии развития, чтобы определить, какие изменения необходимы в кадровой политике и персональном составе.

Также кадровый аудит может быть полезен для компаний, которые сталкиваются с проблемами в управлении персоналом, недостаточной мотивацией сотрудников или низкой производительностью. Кроме того, аудит могут проводить компании, которые подверглись изменениям в законодательстве или которые собираются проводить кадровые перестановки в связи с финансовыми проблемами или реорганизацией.

Наконец, кадровый аудит может быть полезен для компаний, которые планируют расширение своей деятельности, чтобы определить, какие кадровые ресурсы им необходимы для реализации планов. В целом, любая компания, которая осознает важность своих сотрудников и желает улучшить свою кадровую политику и производительность, может получить значительные выгоды от проведения кадрового аудита в России.

В России проведение кадрового аудита не регламентировано единым законодательным актом, но есть ряд документов, рекомендующих проводить его на регулярной основе:

1. Кодекс труда Российской Федерации: в соответствии с этим законодательным актом работодатель обязан обеспечить своевременное и правильное оформление документов, связанных с трудовой деятельностью, а также производить контроль за их соблюдением.
2. Трудовой кодекс РФ: в этом законе легализованы процедуры выхода из должности работника, соответствующим образом оформление приема на работу и другие кадровые процессы.
3. Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»;
4. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках»;
5. Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;
6. Постановление Правительства РФ от 16 сентября 2016 г. № 890 "О составе, порядке и сроках проведения проверок со стороны государственных контролирующих органов": в этом документе установлен порядок проведения проверок на соответствие законодательству РФ в сфере трудовых прав и обязанностей работодателя.
7. Налоговый кодекс РФ: в соответствии с ним, работодатель обязан правильно учет ведения всех выплат и оформления соответствующих документов.
8. Федеральный закон "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ: регулирует порядок государственного контроля, в том числе в области трудовых отношений.

Таким образом, документы, регулирующие кадровую деятельность в России, устанавливают обязанности работодателей по поддержанию точного учета всех кадровых процессов и документации в соответствии с требованиями законодательства РФ. Тем не менее, документ, регламентирующий проведение кадрового аудита, в России отсутствует, что нельзя сказать о высоких штрафах за нарушения о ведении кадровой деятельности.

При выборе аудиторской организации ООО «Аудит-Оптим» для проведения кадрового аудита и при выполнении всех рекомендаций по устранению ошибок в кадровом делопроизводстве, Вы гарантированно избежите проблем с трудовой инспекцией.

Процесс кадрового аудита Аудит можно разбить на этапы.

Этап 1. Встреча аудиторов с руководителями организации.
Основной целью встречи является:
- знакомство с руководителями организации, инициаторами проведения кадрового аудита;
- знакомство с особенностями кадровой политики в организации;
- знакомство с системами управления персоналом;
- изучение проблемных участков и трудностей в работе с кадрами.
Помимо руководства организации на первой встрече, в зависимости от целей аудита, могут присутствовать сотрудники курирующие работу кадровой службы, сотрудники кадровой службы, а также руководители структурных подразделений.
К встрече с аудитором заказчику следует подготовиться заранее, нужно быть готовым к ответу на ряд вопросов. Основные из них:

1. Какова миссия, главная цель организации?
2. Какова деловая стратегия организации на данном этапе?
3. Какие по вашему мнению, проблемы организации?
4. Какие особенности кадровой политики организации?
5. Каковы приоритеты кадровой политики?
6. Что представляет собой внешняя по отношению к организации среда и как она влияет на кадровую политику?
7. Каковы, по вашему мнению, проблемы системы управления персоналом организации существуют?
8. Каковы особенности кадрового состава организации?
9. Каким образом осуществляются подбор и отбор кадров в организации?
10. Каким образом проводится оценка и аттестация персонала?
11. Каким образом организуется работа с резервом руководящих кадров?
12. Какие системы используются для мотивации персонала?
13. Какие используются механизмы для развития и обучение персонала?
14. Какую роль в достижении стратегических целей организации играет кадровая служба?
15. Какие характерные особенности корпоративной культуры организации?
16. Проводились ли ранее кадровые проверки в организации?

Помимо знакомства с компанией и прояснению ряда вопросов, предполагается знакомство с основными документами, касающимися системы работы с персоналом:

• положением о кадровой политике организации;
• положением об оценке и аттестации руководителей и специалистов;
• положением о работе с резервом руководящих кадров;
• штатное расписание;
• бланки трудовых договоров;
• больничные и отпускные листы;
• и другой кадровой документации.

Этап 2. Составление рабочей программы аудита.
На втором этапе, с учетом полученной информации и видения заказчиком положения дел в организации, устанавливаются цели и задачи аудита, составляется план исследований, который является основным рабочим документом.
План исследования содержит:

• цели и задачи исследования;
• объекты исследования;
• содержание и методика исследования;
• форма завершения работы;
• календарный план проводимых работы с указанием сроков выполнения, стоимости, форме завершения, а также исполнителей и ответственных лиц со стороны заказчика.

Этап 3. Проведение аудиторского исследования.
На третьем этапе, в зависимости от целей и задач аудита, производится сбор данных, проверка документов, используются различные методы и инструменты для получения необходимой информации, в том числе наблюдение, анкетирование, опросы, интервью, тестирование, профессиональные кейсы и т.д.

Этап 4. Анализ и оценка результатов.
После сбора и проверки необходимых данных аудиторы производят анализ и оценку полученной в результате аудиторского исследования информации. Вся информация систематизируется, анализируется и оценивается. Выявляются допущенные ошибки, несоответствия критериям и нормам, а также нарушения с точки зрения трудового законодательства РФ.

Этап 5. Представление заказчику аудиторский отчет по результатам исследования и анализа.
Заключительный документ, предоставляемый заказчику называется отчетом аудиторской проверки. Единой формы и названия отчетного документа по итогам аудита не существует.

Структура и содержание аудиторского отчета в зависимости от поставленных целей может быть различной. Аудиторский отчет с предложениями и рекомендациями обсуждается с руководством и кураторами аудиторской проверки от организации. В некоторых случаях допустимо присутствие работников кадровой службы и руководителей структурных подразделений.

Цель обсуждения – убедиться, что содержание отчета, предложения и рекомендации аудиторов понятны руководству заказчика и его представителям. В случае необходимости аудиторы могут дать необходимые консультации по воплощению в практику предложений и рекомендаций описанных в аудиторском заключении, а также необходимых действий по устранению возможных ошибок и нарушений трудового законодательства РФ.

Важно правильно подойти к поиску нужной организации. Доверять можно только опытным аудиторским компаниям с хорошими отзывами, иначе можно зря потратить деньги и не обеспечить безопасность компании перед трудовой инспекцией. Важно отметить, что добросовестный кадровый аудит дешево стоить не может.
Перед тем как принять решение о сотрудничестве настоятельно рекомендуем ознакомиться с сайтом организации, посмотреть отзывы клиентов. Изучите статьи и другие материалы аудиторов компании, размещенные в сети. Проверьте членство аудиторской компании в СРО, ознакомьтесь с данными о страховании ответственности, о наличии компании в рейтингах и т.д.

Компания ООО «Аудит-Оптим» ведет свою деятельность в области аудиторских услуг с 2003 года. Мы входим в Топ-100 лидирующих аудиторских компаний России. Является членом СРО «Содружество». Наши аудиторы и эксперты — исключительно штатные сотрудники с опытом работы свыше 25 лет, аттестованные СРО ЦАЛАК Минфина РФ, СРО НП «ИПАР», СРО АПР, СРО ААС. У компании более 1000 проектов по аудиту, а профессиональная ответственность застрахована СК ИНГОССТРАХ.